Was kann vernichtet wann werden?
Was muss bis wann archiviert werden?
Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.
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Gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben
Anlagevermögen
Anlageverzeichnisse
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich
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Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung
Belastungsanzeigen (intern und extern)
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen
Bestellungen, Auftragsunterlagen
Beteiligungsunterlagen
Betriebsabrechnungsbögen
Betriebskostenabrechnungen
Betriebstagebücher (EfbV)
Bewirtungsunterlagen
Bilanzen
Buchungsanweisungen
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)
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Dauerauftragsunterlagen
Debitorenlisten, soweit Bilanzunterlagen
Depotbücher/Depotauszüge und Depotbestätigungen
Doppelbesteurungsunterlagen
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Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen
Einheitswertunterlagen
E-Mail mit steuerrelevantem Inhalt
Essenmarkenabrechnungen
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Frachtbriefe
Freistempelabrechnungen
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Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
Gehaltslisten
Geschäftsberichte
Geschäftsbriefe
Geschenknachweise
Gesellschafterversammlungen (Beschlüsse, Protokolle u.ä. Unterlagen)
Gewinn-und Verlustrechnung
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare
Gründungsakten der Gesellschaft
Gutachten
Gutschriften/Gutschriftsanzeigen
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Handelsbücher
Hauptbücher
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle u.ä. Unterlagen)
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Inventare, Inventarnachweise
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke
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Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
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Kassenbücher und -blätter
Kassenzettel
Kontenpläne und -änderungen
Kontoauszüge
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
Kostenträgerrechnungen
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen
Kreditorenbuchhaltung
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Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen
Lohnkontenarten
Lohnlisten
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen
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Maschienenkarteikarten (Inventur)
Mietverträge (nach Vertragsende)
Nebenbücher
Offenbarungseidanträge
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Patente und Patentunterlagen - nach ablauf des Patents
Patientenakten (Krankengeschichte)ambulant und stationär
Pensionskassenunterlagen
Personalunterlagen
Pfändungsunterlagen
Prämienunterlagen, z.B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers
Qualitätsmanagement-Unterlagen
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen
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Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensschluss
Reisekostenabrechnungen
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
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Scheck- und Wechselunterlagen
Schriftwechsel
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)
Sozialversicherungsunterlagen
Spendenbescheinigungen
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)
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Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher
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Versand- und Frachtunterlagen
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen
VwL-Unterlagen
Wareneingangs- und-ausgangsbücher
Wechsel
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Zinsabrechnung
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